【文：阿進（街工執委）】前文提到街工現以組織者系統取代 Excel 或 Google Spreadsheet，以解決技術上引致的種種不便。本篇文章會以系統角度切入，嘗試提出地區工作可以循甚麼方向做好。關鍵就是基本資料整理與擷取的效率以及仔細的資料分析。
資料整理
從 Spreadsheet 到 Database，關鍵解決的問題正正是針對資料整理的問題。使用 Spreadsheet 時一般會遇到問題如下
街坊資料零散
由於 Spreadsheet 耗用不少電腦資源，不少時候會難以避免地以分頁儲存資料。分頁可能依日期分開，亦可能依居住地域分開，但幾可肯定會按活動分開。這往往使同一對象的資料重複出現，致使難以統計能連結的總人數，個別對象的聯絡資料（地址、電話）更是難以全部更新。舊個案，老街坊的資料也很大程度只能靠前線同事的記憶，新同事在茫茫 case 海中實難以了解街坊與組織所經歷的種種。
不同表格中的資料並不統一
自動化處理資料
不同於 Spreadsheet，街工所使用的組織者系統能透過 Telegram 定時提醒同事個別處理中的個案，亦能自動儲存處理個案的同事以及更新日期等資料。細碎如組織對象的年齡，亦會隨著日子自動增加，方便同事回憶以及了解當前狀況。
Telegram 的自動提醒功能
資料擷取
Spreadsheet 的運算多少需要一定的電腦能力，若要擷取個別組織對象的資料，如綜援戶、長者戶、家長⋯⋯。而 Spreadsheet 中沒有相關的列指明資料，便要把個別分類一一整理出來，作電話表或洗樓參考，以關鍵字在 Spreadsheet 中搜尋就成了折騰半天的苦差。街工的同事現能在系統的總表中直接搜尋所有相關的個案，減去對 Spreadsheet 進階功能的要求。
以「陳大文」作搜尋，再匯出成 Excel
資料分析
累積到一定數量的個案後，我們理應可分析出團體組織對象的特性，年齡、地域、性別等等。更為重要的甚至是個案內容的分析，從而思考可以開甚麼關注組，組織的未來方向等。由於其中資料相對敏感，詳情請與本文作者查詢。
街工執委、港大計算機科學系 M.Phil 畢業生，現職生物信息學公司高級科研人員